Monilla yrityksillä palkkaan liittyviä tietoja joudutaan keräämään useista lähteistä, kuten sähköposteista ja erilaista viestikanavista. Tämä erillisten dokumenttilähteiden käyttöön perustuva palkanlaskentamenetelmä on aikaa vievä ja usein myös turhauttava. Prosessi sisältää toistuvia rutiinitehtäviä, useita tarkastuskertoja ja virheiden korjausta, jotka johtuvat helposti näppäilyvirheistä.
Palkanlaskentaprosessissa automaatio säästää runsaasti palkanlaskijan työaikaa ja vapauttaa aikaa asiantuntijatyöhön. EmCen palkanlaskentajärjestelmässä palkanlaskennan prosessi lähtee liikkeelle, kun esihenkilö ilmoittaa palkkoihin liittyvät tunnit ja muut erät, kuten lomat ja poissaolot. Tunnit kirjataan suoraan tuntikirjausjärjestelmään, mikä integroituu saumattomasti palkanlaskentajärjestelmään. Näin työtunnit ja muut erät siirtyvät suoraan palkanlaskentaan.
Kun palkanlaskija on tarkistanut toimitetut tiedot palkkakauden osalta, EmCen palkanlaskentaohjelma laskee jokaisen työntekijän palkan automaattisesti tuntikirjausten mukaan. Palkanlaskentajärjestelmä huomio tässä yhteydessä automaattisesti mukaan työehtosopimusten vaikutukset palkkasumman muodostukseen. Automatisoitu verokorttien nouto varmistaa, että verotiedot ovat ajan tasalla. Kun kaikki tämä tapahtuu yhdessä palkanlaskentajärjestelmässä, jää välistä turhat työvaiheet pois ja virheiden määrä saadaan minimoitua.
Palkka-ajon jälkeen asiakas saa palkat tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kun palkat on hyväksytty, ne voidaan maksaa automaation avulla välittömästi. Vaihtoehtoisesti palkanlaskija voi käynnistää maksun sovittuna ajankohtana. Ohjelma hoitaa kaikki tarvittavat ilmoitukset automaattisesti: palkansaaja saa palkkalaskelman verkkopankkiinsa verkkopalkkana ja tulorekisteriin ohjelma toimittaa tiedot automatisoidusti. Lisäksi automaatio hoitaa kuukausittaiset työnantajailmoitukset, lomapalkkavaraukset sekä kirjanpidon aineistot.
Koska automatisoitu palkanmaksuohjelma ei tee virheitä laskutoimituksissa, jäävät monet tarkistuskierrokset pois. Näin ollen työntekijän vastuulle jää tuntien kirjaus ja palkanlaskijalle periaatteessa vain kontrolloida palkkatietojen oikeellisuus sekä poikkeuksien hallinta. Nykyaikainen palkanmaksuohjelma ei ole ainoastaan palkanlaskijan työkalu, vaan koko yrityksen järjestelmä, jossa tieto vaivattomasti käyttäjältä toiselle.
Klikkaa alla olevaa videota ja katso, kuinka automatisoit EmCen palkanlaskentaohjelmalla yrityksesi palkanlaskennan nopeasti, tarkasti ja vaivattomasti.
Kaiken kaikkiaan automatisoidussa palkkaprosessissa palkanlaskijan työt hoituvat aina ajallaan ja saat palkanlaskijana helpotusta ruuhkaisille palkanmaksupäiville. Työsi palkanlaskijana on mielekkäämpää, kun voit keskittyä rutiinitehtävien sijaan asiantuntijatyöhösi ja poikkeuksien hallintaan. Me teemme monimutkaisista asioista yksinkertaisia!
Kiinnostuitko? Tutustu EmCen palkanlaskentaohjelmaan tästä >>