TEKSTI: Jukka Vihtkari
Sähköinen taloushallinto nopeuttaa ja helpottaa laskujen käsittelyä – eikö vain? Tänä päivänä voidaan ostolaskujen syötön sijaan lukea verkkolaskut sähköisesti, mutta on tunne, että työvaiheita on siltikin vielä riittävästi.
Käydään läpi vaiheet, joilla minimoidaan manuaalinen työ laskujen käsittelyssä. Edellytyksenä on, että saatte laskut pankista tai operaattorilta palvelimen kansioon.
EmCe-ohjelman ”Saapuneet verkkolaskut” on toiminto, jossa nähdään kaikki yrityksille tulevat laskut. Löydät tämän Yleiset toiminnot ja asetukset -palkista. Toimintoon voidaan lukea pitkin päivää uusia laskuja, kun tähän laitetaan palvelu ja ajastus käyttöön. Palvelun (Yleiset toiminnot ja asetukset » Yritysten yhteiset toiminnot » Palvelut) tyyppi on 20029, jossa yritykset listalle laitetaan pelkästään ZZZZ-harjoitusyritys valituksi. Anna palvelimelta katsottuna kansio, josta laskut luetaan ja anna vielä arkistokansio sekä säilytysaika, johon luetut laskut kopioidaan varmuuden vuoksi tilapäisesti säilytettäväksi.
Tee Yleiset toiminnot ja asetukset » Yritysten yhteiset toiminnot » Ajastetut toiminnot -valinnassa ajastus, johon liitetään edellä luotu palvelu. Suoritusväli voi olla vaikka kerran päivässä tai parin tunnin välein, jos laskuja saapuu pitkin päivää.
Mikäli laskut pitää saada hyväksyttyä ohjelmassa/web-sovelluksessa, voidaan yritykselle asettaa oletushyväksyjä. Tämä tehdään yrityksen ohjaustiedoissa. Näin saadaan laskut valmiiksi jo sellaiseen tilaan, että ne ohjautuvat oikeaan yritykseen ja oikealle henkilölle.
Tehdään vielä toinen palvelu ja ajastus, jolla laskut saadaan yrityksille ostoreskontraan. Tämän palvelun tyyppi on 20025 – Ostoreskontran sähköisten laskujen siirto. Yritykset listalle lisätään ne yritykset, joille sähköisiä laskuja saapuu. Kansioasetuksella ei tässä tapauksessa ole merkitystä, koska nyt kohdistetaan ohjelmaan jo luettuja laskuja. Poista xml-muotoiset laskut ja Automaattinen tallennus reskontraan kohtiin annetaan valinta ”Kyllä”. Vastaanottajan sähköpostiosoitteeseen annetaan pääkäyttäjän sähköpostiosoite, jolle lähetetään raportti laskuista, jotka kohdistuivat onnistuneesti reskontraan. Raportilta näkee, jos joltain laskulta puuttuu esimerkiksi toimittaja. Lisäksi annetaan myös lähettäjän sähköpostiosoite.
Edellisen palvelun tavoin tehdään tällekin ajastus, johon liitetään edellä luotu palvelu. Tämän suoritusväli kannattaa asettaa kerran päivässä tehtäväksi, jolloin pääkäyttäjä saa yhden raportin päivän aikana.
Tämän jälkeen sähköiset laskut rullaavat kuin itsestään.
Kirjoittaja: Jukka Vihtkari
EmCen tuotepäällikkö. Aloittanut EmCessä 1900-luvulla, tarkemmin elokuussa 1999. Tykkää kilpailla asiassa kuin asiassa. Ruuan kanssa tärkeintä on hyvä seura sekä tähän liittyen erityisesti perheen yhteiset hetket. Vapaa-ajasta iso osa kuluu nuorten yleisurheiluharjoittelun sekä valmennuksen parissa, josta on tullut suoranainen intohimon kohde. Haluaisi oppia soittamaan jotain, vaikkapa pianoa tai kitaraa.
