Nykyisin törmää enenevässä määrin käsitteeseen reaaliaikainen taloushallinto. Usein tämä käsite on muotoiltu osaksi tilitoimiston, ohjelmistotalon tai jonkin muun toimijan markkinointiviestintää. Reaaliaikainen taloushallinto on onnistuttu markkinoimaan niin hyvin, että nykyisin asiakkaat alkavat tätä myös vaatimaan. Vaikka käsite onkin varsin vakiintunut, niin ongelmaksi välillä muodostuu, mitä kukin sillä tarkoittaa.
Yhdelle reaaliaikainen taloushallinto on mahdollisuus päästä katsomaan internetissä vaikkapa yrityksen edellisen kuukauden kirjanpidon raportteja itselle parhaaksi sopivana ajankohtana. Toiselle se tarkoittaa sitä, että taloushallinto on todella reaaliaikaista, sitä siis tehdään jatkuvana prosessina eikä pelkästään esimerkiksi kerran kuukaudessa. Kolmas mieltää reaaliaikaisen taloushallinnon epämääräisesti osaksi sähköistä taloushallintoa, mutta termi on vielä jäsentymätön möykky. Neljännelle kyse saattaa olla ihan jostain muusta. Itse miellän reaaliaikaisen taloushallinnon reaaliaikaiseksi jatkuvaksi prosessiksi taloushallinnon hoidossa.
Reaaliaikaisen taloushallinnon monet mahdollisuudet
Tilitoimistoyrittäjä saattaisi haluta pitää välillä pitkän viikonlopun, mutta rutiinitehtävät olisi kuitenkin kyettävä hoitamaan. Tämä olisi huomattavasti joustavampaa, mikäli asiat voisi hoitaa kotona tai vaikka lomareissussa, sen sijaan, että yrittäjä käy pikaisesti töissä ”kääntymässä”. Toisinaan kirjanpitäjä saattaa joutua jäämään kotiin sairaan lapsen kanssa, mutta reaaliaikainen taloushallinto mahdollistaisi työn osittaisen hoitamisen kotoa käsin ja näin ennaltaehkäisisi ruuhkaa, joka töihin palatessa on odottamassa.
Usein laskujen siirtäminen maksuun isommissa erissä olisi tehokkaampaa, mutta mitäpä jos eräpäivänä tilillä ei olekaan riittävästi rahaa? Automaattinen ilmoitus tästä vaikkapa puhelimeen helpottaisi prosessia huomattavasti. Yhteydenpito asiakkaisiin ja tämän kautta tuotettava lisäarvo ovat monissa tilitoimistoissa toiminnan elinehto. Joissain tapauksissa sekä tilitoimiston että tilitoimiston asiakkaan näkökulmasta olisi myös tehokkaampaa hoitaa jokin pieni palaveri toimivan videoneuvottelujärjestelmän kautta.
Monissa tilanteissa on lisäksi tarkoituksenmukaisempaa siirtää vaikkapa tilitoimiston asiakkaan myyntilaskut kirjanpitoon sähköisesti ilman manuaalista ja aikaa vievää tallennusta. Tästä säästynyt aika voitaisiin käyttää esimerkiksi asiakkaan parempaan konsultoimiseen, jolloin työ saattaisi olla tekijälleen mielekkäämpää ja asiakas kokisi saavansa parempaa palvelua. Olisiko tilitoimistolle helpompaa, asiakkaalle halvempaa ja asiakkaan työntekijöille mieluisampaa saada palkkalaskelmat sähköisesti verkkopankkiin perinteisen kirjepostin sijaan?
Tekninen murros on jo tapahtunut
Aivan nuorimmat tilitoimistoyrittäjät eivät edes tiedä paljonko harmaita hiuksia vaikkapa palkanlaskenta- tai kirjanpito-ohjelmistojen päivittämiset ovat tilitoimistoissa aiheuttaneet ja monille aiheuttavat edelleen. Eikö olisikin kätevää, jos nämä kaikki päivitykset vain tapahtuisivat itsestään ja vielä tärkeämpää, päivitykset todella onnistuisivat? Entäpä ne varmistukset, voisiko nekin unohtaa?
Tämä kaikki tekniikka on tänään, ja on ollut itseasiassa jo eilen, kaikkien tilitoimistojen saatavissa. Monissa tilitoimistoissa tekniikka on myös jo käytössä. Kuitenkaan moni niistä toimistoista, jotka ovat tämän ratkaisun jo tehneet, eivät vielä osaa hyödyntää kaikkia tekniikan tuomia mahdollisuuksia: pilvipalvelu voi parhaimmillaan mahdollistaa reaaliaikaisen taloushallinnon ja tehostaa tilitoimiston toimintaa merkittävästi, sekä tuoda toimintaan aivan uudenlaisia joustoja ja liiketoimintamahdollisuuksia.
Työssäni olen jatkuvasti tekemisissä tilitoimistoyrittäjien kanssa. Kaikki puhuvat nykyään pilvestä ja reaaliaikaisuudesta. Monille pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto ovat yksi ja sama asia. Jos ohjelmisto on siirtynyt pilveen, mutta tilitoimiston toimintatavat ovat pysyneet muuttumattomina viime vuosituhannelta saakka, niin mielestäni ei kuitenkaan voida puhua reaaliaikaisesta taloushallinnosta. Toisaalta monelle tilitoimiston asiakkaalle riittää jatkossakin kerran kuukaudessa tehtävä kirjanpito, eikä kirjanpidon reaaliaikaisuudelle ole näiden asiakkaiden keskuudessa kysyntää.
Usein keskustelu onkin ollut asiakastarpeista lähtevää. Pilvi, reaaliaikaisuus ja muut uudet tavat toimia, voivat hyvinkin täyttää erilaisia asiakastarpeita. Tämän rinnalla ovat tietysti tilitoimiston omat tarpeet ja niiden täyttäminen. Joissain tapauksissa nämä saattavat olla tilitoimiston kannalta lopulta merkittävämpiä asioita.
Nyt jos koskaan voisi olla hyvä aika pohtia, mitä pilvi ja reaaliaikainen taloushallinto merkitsevät Sinun tilitoimistollesi ja olisiko näistä asioista apua, kun yritämme omissa yrityksissämme ottaa sitä paljon julkisuudessakin kaivattua tuottavuusloikkaa?
Tutustu pilvipalvelu ratkaisuihimme ja lue 7 syytä siirtyä pilveen. Siirrä tuttu EmCe™ näppärästi pilveen!
Kirjoittaja: Timo Haapavuori
Kirjoittaja on Magic Cloud Oy:n toimitusjohtaja ja on toiminut ICT-alan yrittäjänä 20 vuotta. Pilvipalvelut, tietoturva ja ICT-kehitys ovat lähellä Timon sydäntä ja hän seuraa alan kehitystä aktiivisesti. Vapaa-ajalla Timo on innokas ratsastaja, vaikka aika ei meinaa riittää tallille niin usein kuin mieli tekisi.