TEKSTI: Susanna Lindström
Ovatko tilitoimistojen asiakkaat siirtyneet jo sähköiseen taloushallintoon vai vieläkö tilitoimistojen asiakaskunnasta löytyy perinteisiä mappiasiakkaita? Onko vielä nykypäivää postittaa tai tuoda paperiset kuitit tilitoimistoon mapeissa?
Sähköinen taloushallinto saattaa olla vielä melkoinen mörkö monelle vanhan liiton yrittäjälle – ja usealle vähän nuoremmallekin. Valtionkonttorin ja Taloushallintoliiton teettämän tutkimuksen* mukaan monet yrittäjät haluavat edelleen viedä kuitit tilitoimistoon perinteisesti mapeissa, vaikka sähköisen taloushallinnon hyödyt ovat nykypäivänä kiistattomat.
Ihan alkuun voisimme tarkastella, mitä käsitteet ”perinteinen kirjanpito” ja ”sähköinen taloushallinto” tarkalleen ottaen tarkoittavat.
Perinteisessä kirjanpidossa yrityksen tositteet – mm. myynti- ja ostolaskut sekä käteiskuitit – toimitetaan kuukauden päätteeksi kirjanpitäjälle joko mapissa tai sähköpostitse. Kun asiakas on toimittanut tositteet kirjanpitäjälle, kirjaa kirjanpitäjä aineiston kirjanpito-ohjelmaan ja kuukauden kirjanpito on valmis sovittuna aikana kuukauden päätyttyä.
Sähköinen taloushallinto puolestaan tarkoittaa sitä, että yrityksen taloushallinnon rutiinityöt, kuten myyntilaskujen tekeminen, lähettäminen ja kirjaaminen sekä ostolaskujen vastaanotto ja maksaminen sekä kuitit, tapahtuvat lähtökohtaisesti sähköisessä järjestelmässä.
Entä, miksi monet yritykset ovat nykypäivänä siirtyneet kohti sähköistä taloushallintoa? Monet yritykset ovat nykypäivänä tekevät kirjanpidon sähköisesti, sillä sähköinen taloushallinto yksinkertaisesti säästää aikaa, vaivaa ja paperia. Monet yritykset ovat olleet helpottuneita, kun kuittirumba on helpottunut, voi työskennellä vapaammin – kotona toimistolla tai vaikkapa etelässä. Yritykset pääsevät myös näppärästi käsiksi yrityksen taloustietoihin reaaliaikaisesti. Vaikka useat yritykset ovat siirtyneet sähköiseen kirjanpitoon, löytyy perinteisen kirjanpidon puolestapuhujia vielä yllättävän paljon.
Perinteisiä mappiasiakkaita vai digitaalisia yhteiskäyttöasiakkaita?
Valtiokonttori ja Taloushallintoliitto tekivät keväällä 2022 kyselyn suomalaisille tilitoimistoille verkkolaskutuksen ja eKuittien käytöstä*. Kyselyyn vastasi 99 tilitoimistoa, joten tulosta on pidettävä suuntaa antavana. Ehkä hieman yllättävääkin, että vielä tällä hetkellä lähes puolet asiakkaista elää perinteisessä mappimaailmassa. Kyselyyn vastaajista 46% vastasi nimittäin asiakkaidensa olevan vielä perinteisiä mappiasiakkaita, jolloin asiakas postittaa tai tuo paperikuitit tilitoimistoon. Kyselyyn vastaajista puolestaan 54% vastasi tilitoimistojensa asiakkaiden olevan digitaalisia yhteiskäyttöisiä asiakkaita.
Vuonna 2021 Valtiokonttori ja Taloushallintoliitto tekivät saman tutkimuksen ja tuolloin 53% vastaajista vastasi asiakkaidensa olevan perinteisiä mappiasiakkaita ja 47% digitaalisia yhteiskäyttöisiä asiakkaita. Vuodessa tapahtunut muutos on siis lähes kymmenen prosenttia, mikä on melko iso muutos. Tilitoimistoasiakkaan ajattelutavan muuttaminen uuteen toimintamalliin voi olla nimittäin melkoisen työläs prosessi.
Vaikka kyseessä on vain yksittäinen tutkimus, voidaan tutkimuksen tuloksia pitää suuntaa antavana. Lähes puolet tilitoimistojen asiakkaista todella postittavat tai tuovat kuitit tilitoimistoon paperisena. Useille vanhan liiton yrittäjille sähköinen taloushallinto saattaa siis olla vielä mörkö, mitä kohti ei vielä ole uskallettu siirtyä, vaikka muutosta on ilmassa.
*Koko kyselyn tulokset löydät täältä.
Kuinka suuri osa teidän tilitoimiston asiakkaista toimittaa tositteet ja kuitit vielä paperisina? Osallistu kyselyyn.